يعتبر النظام المالي و المحاسبي في أي منشأة عامة أو خاصة هو أساس أنظمة المعلومات ،فهو يعتبر حجر الأساس لتكامل الأنظمة وترابطها حيث يكون لمعظم الأنظمة الإدارية الأخرى علاقة مباشرة بالنظام المالي، وتصب معظم الحركات والعمليات الإدارية فيه ، ويحظى هذا النظام باهتمام جميع المسؤولين في الإدارة العليا للمؤسسة كونه يؤثر على قراراتهم الحالية والمستقبلية .
ويوجد في كل حكومة مجموعة من الأنظمة والقوانين التي تضبط و تسيّر هذا النظام، وفي القطاع الحكومي في المملكة العربية السعودية يتم التعامل مع كافة الإجراءات المالية الخاصة بالموازنة وعمليات الصرف المختلفة ومراقبتها ، وتسجيل الإيرادات المختلفة إن وجدت. ويتم أتمتة هذه الإجراءات بشكل كامل بناءاً على هذه الأنظمة و القوانين .
والهدف من استخدام أنظمة المعلومات الآلية في النظام المالي هو :
تسهيل التعامل مع البيانات .
تسهيل استرجاع البيانات .
الحد من تكرار إدخال المعلومات .
4. توفير التقارير المالية اللحظية والتي تعكس المركز المالي لأي منشأة .. تكوين الدفاتر المحاسبية الشهرية والسنوية بشكل آلي ،وبذلك يتم توفير الوقت والجهد المستغرق من الموظفين في عملية الإعداد .
توفر أنظمة المعلومات وسائل كثيرة للاستفسار عن المعلومات بطريقة سهلة وبسيطة .
ويهدف النظام المالي إلى أتمتة الأعمال التي تقوم بها الإدارة المالية في أي منشأة حكومية من خلال أتمتة الإجراءات اليومية المتبعة من إعداد لأوامر الصرف وأذون التسوية، وبمتابعة الأعمال اليومية من تحرير للمستندات المالية المختلفة وطباعة الأوراق ذات القيمة .
:مزايا النظام المالي
· العمل على أكثر من سنة مالية في نفس الوقت بغض النظر عن حالتها: حيث يستطيع المستخدم "صاحب الصلاحية" إجراء العمليات المالية المختلفة ومشاهدتها لأكثر من عام مالي، وذلك بتمكينه من مشاهدة مستندات مالية،تقارير، استطلاعات تخص السنوات المالية السابقة والحالية التي تم إقفالها أو سنة مالية تحت الإقفال (الفترة المتممة من السنة المالية المنتهية) أو سنة مالية حالية أو سنة مالية جديدة لم تعتمد ميزانيتها بعد (مشروع الميزانية)،حيث يمكن للمستخدم أن يدخل ميزانية كاملة من مصروفات وإيرادات ومقارنتها مع ميزانيات الأعوام السابقة. · أتمتة أعمال جميع أقسام الإدارة مع ترابط و تطبيق إجراءات العمل :بينها
يوفر النظام قائمة برموز العملات والبنوك والدول التي تتعامل معها المؤسسات الحكومية كما يتم تعريف الهيكل التنظيمي للمؤسسة والفروع والمواقع المختلفة للمنشأة لمعرفة أصل مصدر المستند المالي الذي تستكمله الإدارة المالية كما يمكن التعديل بسهولة على هذه الرموز .
يعتمد النظام تقويم أم القرى للتعامل مع تواريخ المستندات المختلفة والدفاتر المحاسبية المختلفة حيث أنه تم التعريف في النظام لغاية 150 سنه هجرية قادمة .
مرونة في تعريف الدليل المحاسبي من حيث كثرة الخصائص المتوفرة في النظام والتي تهدف لتحقيق الرقابة الداخلية فيه و التي تجنب المستخدم الأخطاء المتكررة في إعداد المستندات المالية كما انه يوفر تنوع في طبيعة الحسابات المستخدمة في المنشأة مع إمكانية التعديل والإضافة عليه في أي وقت حسب :الصلاحية ونذكر منها
حسابات المصروفات على جميع الأبواب§
التعامل مع العقود والمشاريع التابعة للباب الثالث والرابع بشكل سهل ومرن §
حسابات الإيرادات المحصلة والمقدرة §
حسابات الصناديق والبنوك والشيكات و أوامر الدف§
حسابات العهد والأمانات§
حسابات التسوية المختلفة وكثير من الحسابات الأخرى§o تحقيق الرقابة الآلية على ميزانية بنود المصروفات وبنود الإيرادات إن وجدت، حيث يضمن النظام عدم تجاوز .مخصصات البنود في الميزانيةo السماح للإدارات الأخرى بإدخال ما يخصها مباشرة من أوامر الصرف أو مذكرات حجز المبالغ من الإدارة .المالية بعد اعتماد الإدارة المالية لذلك
طباعة جميع المستندات المالية من أوامر صرف وأذون تسوية وأوامر دفع وحوالات وشيكات باستخدام .النماذج المعتمدة آليا من خلال النظام· يدعم النظام وجود ميزانية معتمدة خاصة بالمصروفات وأخرى بالإيرادات وبالتالي متابعة عمليات الصرف والحجز على المبالغ المعتمدة لكل حساب
مركزية في مصادر المعلومات بشكل يضمن تطابق النتائج ودقتها سواء للمعلومات الإفرادية أو الإجمالية وبالتالي منع تكرار الأخطاء الناتجة نتيجة تناقل المعلومات بين موظفي الإدارة المالية
العمل المشترك والتعاون بين موظفي الإدارة المالية في إدخال حركات النظام بشكل يسمح بتبادل التعليمات والملاحظات على المستند دون الحاجة لإجراء دورة عمل ورقية
إمكانية نقل الأرصدة الافتتاحية أو المدورة من العام السابق إلى العام المالي الحالي آليا عن طريق النظام .
استخدام الاستطلاع عن حالة المستند، ومن ثم فتح المستند وإجراء الترحيل لليومية بعد عمل المراجعة . الأخيرة
· العمل على جميع إجراءات أمر الصرف وإذن التسوية من شاشة واحدة حيث لا يحتاج المستخدم للتنقل بين أكثر من شاشة أو أكثر من مجموعة لإتمام الإجراءات المالية المتبعة ويستطيع المستخدم استرجاع أي مستند بسهولة تامة ومعرفة الموظفين المعتمدين أو الموقعين عليه والمرحلة الحالية للسند .
· سحب أكثر من أمر دفع أو حوالة أو شيك لأمر الصرف الواحد وكذلك سحب أمر دفع/حوالة/شيك واحد لعدة أوامر صرف
· إمكانية استخدام معلومات أمر صرف محذوف والتعديل عليها لعمل أمر صرف جديد
· يدعم النظام طرق عديدة أخرى لدفع المستحقات المالية لأصحابها غير الطرق المباشر ة ( أمر دفع ،حوالة :،شيك) ومنها
صرف الحوالة أو الشيك عن طريق إيداعها أو تحويلها إلى حساب المستفيد .
صرف شيك مناولة باليد .
صرف شيك أو حوالة لمجموعة من المستفيدين بنظام سريع .
الدفع التفصيلي للشيكات الوزارية الصادرة لمجموعة موظفين .
· يوفر النظام استطلاع البحث الشامل عن أوامر الصرف وأذون التسوية
· يستطيع المستخدم أن يستعلم عن معلومات أي مستند بإدخال آي جزء من البيانات التي تم إدخالها للمستندات .
· خاصية الطباعة للمستندات من نفس الشاشة .
· يوفر النظام المالي قائمة بمهام كل مستخدم (task list ): حيث يقوم النظام بإرسال قائمة بالمهام المطلوبة من كل مستخدم حسب طبيعة عمله وحسب الصلاحيات الممنوحة له على النظام ومن خلال هذه القائمة يستطيع المستخدم معرفة حجم العمل اليومي لدية ومعرفة المهام المتأخرة التي لم ينجزها ، كما تساعد على توزيع العمل بالشكل الصحيح والسليم بين الموظفين .
· مرونة في تحديد أسماء أصحاب الصلاحية والمناصب بالنسبة للموقعين على النماذج و الكشوفات المالية المختلفة .
· يتعامل النظام مع العهد المالية للموظفين (السلف) سواءً كانت مؤقتة، مستديمة، تحت التحصيل أو حتى :عهد اعتمادات مستنديه، وفيما يلي بعض النقاط التي يدعمها النظام بالنسبة العهد
اعتماد وطباعة قرار العهدة من النظام .
التحكم في طريقة صرف العهدة مرة واحدة أو أكثر .
إمكانية وضع سقف أعلى للعهد المستديمة يتم مراقبة الصرف والاستعاضة ضمن حدود المبلغ المرصود للسقف .
حجز تلقائي لمبالغ السلف المؤقتة والمستديمة .
متابعة عملية الصرف على العهدة .
إصدار وطباعة كشف الاستعاضة وتسجيل المنصرف في دفتر العهد المستديمة .
العديد من الاستطلاعات والتقارير للاستعلام عن الحالة التفصيلية للعهد .
· يدعم النظام عملية إزالة المبالغ من حساب الأمانات إلى حساب الإيرادات وطباعة الإقرار المالي لصرف مبالغ معلاة بالإيرادات .
· متابعة لإشعارات الإيداع وإيصالات الاستلام في وزارة المالية وتسوياتها .
· متابعة للشيكات الصادرة لأوامر الدفع من وزارة المالية والواردة في الإبلاغات أو الكشوف الصادرة منها .
· توفر آلية كاملة لإدخال العقود الخاصة بمشاريع التشغيل والصيانة، والمشاريع الإنشائية وجميع الحسابات التابعة للباب الثالث والباب الرابع والقدرة على متابعة هذه العقود حسب فترة العقد .
· إدخال المستخلصات الخاصة بكل عقد: يقوم النظام بمراقبة آلية على تواريخ انتهاء العقود، وضمان عدم تجاوز المبلغ المرصود لكل عقد ، كما يوفر تقارير عن المستخلصات والعقود الخاصة بمقاول معين، ومتابعة لحالة الصرف في فترة معينة من السنة على مختلف العقود .
· آلية القيد بجميع الدفاتر المحاسبية الإفرادية والإجمالية والتقارير الشهرية والختامية : تكوين و طباعة جميع هذه الدفاتر والتقارير والنماذج بشكل متوافق تماما مع ما هو مستخدم في الإدارات المالية في المنشأة الحكومية .
· تقارير واستطلاعات لحظية:الهدف هو تبين الموقف المالي للمؤسسة من خلال إتاحة النظام للمستخدم معرفة المنصرف الفعلي والارتباطات والحجوزات والعهد الخاصة بكل بند .
· ميزة القراءة الآلية لكشوف حسابات البنوك وعمل المطابقة الآلية بين الدفاتر وحسابات المنشأة في البنوك الموجودة لدى المنشأة وبين كشف حساب البنك وضبط الفروقات بينهم .
· مرونة كبيرة في التقارير والاستطلاعات التي يوفرها النظام من اجل تحقيق الفائدة القصوى للمستخدم وحصوله على المعلومة المطلوبة بأسرع واقصر الطرق .
· ميزة تحديد طبيعة التعامل مع النظام والقرارات الصادرة من وزارة المالية مثل تحديد الحد الأعلى للصرف بالحوالة وبذلك تحديد ضوابط العمل اليومي .
· تكوين تقارير إحصائية لمعرفة حجم العمل والإنجاز اليومي أو الشهري ورقابة داخلية على العمليات التي قام بها المستخدم .
· الرقابة الإدارية والمالية للمنشاة:يوفر النظام طريقة فعالة للرقابة التي تضمن تطبيق كافة القوانين والتعليمات الصادرة بهذا الشأن وتحقيق الرقابة الداخلية على إيرادات ومصروفات المنشاة .
:ملفات النظام المالي
· ملف المتعاملين مع الإدارة المالية
· السجل الإحصائي لمتابعة الأموال الخاص
· سجل متابعة التزامات الموردين للغير
· معلومات السنة المالية
· عمليات الدليل المحاسبي
· تسجيل ميزانية العام المالي الجديد
· صفحة معلومات العقد
· سجل مراقبة الضمانات
· سجل المبالغ المزالة إلى حساب الإيرادا
: إعدادات النظام المالي
· إعدادات النظام
· كشف بالمتعاملين مع الإدارة المالية
: حركات الإدخال
· تعديلات الميزانية- المناقلة
· تعديلات الميزانية- التعزيز
· تعديلات الميزانية- التخفيض
طلب حجز مبلغمن بنود الميزانية (الارتباط المؤقت )
· اعتماد طلب الحجز من مدير الوحدة الإدارية الطالبة
· تعديل و اعتماد طلب الحجز من مسئول الارتباطات
· اعتماد طلب الحجز من مدير الإدارة المالية
· إغلاق مذكرة الحجز
· قرار صرف سلفة
· اعتماد قرار صرف سلف
· تعديل عهدة معتمدة
· تسجيل المنصرف في دفتر مراقبة العهد المستديمة
· إصدار و طباعة كشف الاستعاضة
· اعتماد كشف الاستعاضة من الإدارة المالية
· إصدار إذن تسوية : شاشة واحدة يتم من خلالها تكوين العملية و إجراء الاعتمادات التالية
اعتماد المختص لإذن التسوية
اعتماد المراجعة لإذن التسوية
اعتماد مسؤول الارتباطات لإذن التسوية
اعتماد مسؤول الأمانات لإذن التسوية
اعتماد رئيس الحسابات/مدير الإدارة المالية لإذن التسوية
اعتماد المراقب المالي لإذن التسوية
اعتماد المدير العام لإذن التسوية
قيد إذن التسوية في دفتر اليومية
فك الارتباط لإذن التسوية
إيقاف العمل بمستند إذن التسوية
· طلب التغذية
· اعتماد طلب التغذية من الإدارة المالية
· استلام شيك التغذية/ إيداع شيك التغذية بالبنك
· أوامر القبض
· إيصال استلام لأمر قبض
· إيصال استلام بدون أمر قبض
· صرف حوالة نقدا
· صرف حوالة بشيكات على بنك الصندوق
· صرف حوالة بإيداع بحساب المستفيد
· صرف حوالة بنظام سريع
· صرف شيك مناولة باليد
· صرف شيك بإيداع بحساب المستفيد
· صرف شيك بنظام سريع
· صرف شيك وزاري مصروف لأمين الصندوق (كمندوب صرف) لمستحقيه نقدا
· صرف شيك وزاري مصروف لأمين الصندوق (كمندوب صرف) لمستحقيه بشيكا
· صرف شيك وزاري مصروف لأمين الصندوق (كمندوب صرف) لمستحقيه بنظام سريع
· تجهيز ملف تحويل سريع
· إشعارات الإيداع
· محاضر جرد الصندوق
· مستخلصات المشاريع
· عمليات الضمانات
· الإقرار المالي بشان طلب صرف مبالغ معلاة بالإيرادات
· إصدار أمر الصرف قسم (أ )
· إصدار أمر الصرف قسم (ب )
· إصدار أمر الصرف قسم (أ + ب) : شاشة واحدة يتم من خلالها تكوين العملية و إجراء الاعتمادات التالية :
اعتماد القسم أ من أمر الصرف
o حصر أمر الصرف
استلام أمر الصرف من قسم المحاسبة
اعتماد المختص لقسم ب من أمر الصرف
اعتماد المراجعة لأمر الصرف
اعتماد مسؤول الارتباط لأمر الصرف
اعتماد مسؤول الأمانات لأمر الصرف
اعتماد رئيس الحسابات/ مدير الإدارة المالية
اعتماد رئيس المحاسبة/ مدير الشؤون المالية و الإدارية
اعتماد المراقب المالي لأمر الصرف
اعتماد المدير العام لأمر الصرف
قيد أمر الصرف باليومية
فك الارتباط لأمر الصرف
إيقاف و إعادة العمل بأمر الصرف
· سحب و طباعة الحوالة/ الشيك/ أمر الدفع
· تصدير و تسجيل استلام الحوالة/ الشيك/ أمر الدفع لصاحب الحق
· طلب فتح اعتماد مستندي
· تسجيل كشف الشيكات الصادرة من وزارة المالية لأوامر الدفع
· تسجيل الشيكات الصادرة من وزارة المالية لاوامر الدفع
· إثبات الشيكات المنصرفة من البنك
· مذكرات التسوية البنكية الافتتاحية
· مذكرات التسوية البنكية
· كشوف حسابات البنوك
:عمليات النظام المالي
· اعتماد قرارات التعديل على اعتمادات الميزانية
· اعتماد أمر قبض
· اعتماد المستخلص من إدارة المشاريع
· اعتماد المستخلص من الإدارة المالية
· استبدال رقم الحوالة/ الشيك/ أمر الدفع
· إلغاء الحوالة/ الشيك/ أمر الدفع
تقارير النظام المالي :
· بيان مقارنة الإيرادات المحصلة مع المقدرة
· بيان الحسميات المستقطعة من مصروفات الميزانية
· كشف اعتمادات الميزانية
· كشف بقرارات تعديلات الميزانية
· كشف بقرارات تعديلات الميزانية حسب البند
· كشف الموقف المالي
· دفتر مصروفات الميزانية
· دفتر إيرادات الميزانية
· كشف المنصرف حسب الباب والبند
· كشف بطلبات الحجز حسب الباب والبند
· كشف بالارتباطات التي لم تصرف حسب الباب والبند
· دفتر السلفة المستديمة
· كشف المبالغ الباقية في حسابات العهد
· بيان بالعهد المستديمة والمؤقتة حسب البند
· بيان تفصيلي بالعهد
· كشف بالعهد المستديمة و المؤقتة
· طباعة مطالبات تسديد العهد
· دفتر يومية الصندوق
· حصر تغذيات الصندوق
· بيان تفصيلي لتغذية الصندوق
· بيان حالة الصرف على عقود الباب الثالث
· دفتر مراقبة المشاريع
· كشف المبالغ الباقية في حسابات الأمانات
· سجل حصر أوامر اعتماد الصرف
· كشف أوامر الصرف التي تحت إجراءات الصرف
· أوامر الصرف التي تم الارتباط عليها ولم يقص عليها أمر دفع /حوالة/شيك
· كشف بالشيكات الواردة من وزارة المالية
· كشف أوامر الدفع التي قصت / لم تقص شيكاتها
· كشف أوامر الدفع/ الحوالات/ الشيكات حسب الباب والبند
· كشف أوامر الدفع/الحوالات/الشيكات حسب الرقم
· دفتر اليومية
· دفتر إجمالي الأمانات
· دفتر مفردات الأمانات
· دفتر إجمالي العهد
· دفتر مفردات العهد
· دفتر حساب مؤسسة النقد
· دفتر حساب البنك
· دفتر حساب الصندوق
· دفتر حساب جاري وزارة المالية
· دفتر أوامر الدفع
· دفتر الحوالات
· دفتر الشيكات
· دفتر حساب المطلوبات
· دفتر حساب المستحقات العامة
· دفتر مراقبة الاعتمادات
· دفتر مراقبة الاعتمادات المخصصة للفروع
· دفتر الاضبارة
· جدول الحسابات الشهري
· كشف التوازن لجدول الحساب الشهري
· الحساب الختامي
استطلاعات النظام المالي :
· البحث في أوامر الصرف و أذون التسوية
· استطلاع إحصائي لعمليات النظام
· كشف المجاميع الشهرية للحسابات
· استطلاع مخصصات البنود والمتاح للصرف
· استطلاعات طلبات الحجز حسب الباب والبند
· كشف بطلبات الحجز - الارتباطات المؤقتة
· استطلاع العهد
· استطلاع مستحقات صاحب حق معي
|
